Das Briefing ist das wichtigste Dokument, das du deinem Messepersonal übergibst. Es ist die einzige Grundlage, auf der deine Aushilfskräfte deinen Stand professionell vertreten können - ohne dich jede Minute fragen zu müssen. Ein schlechtes Briefing kostet Leads. Ein gutes macht aus zugekauften Aushilfen echte Markenbotschafter.
Warum gute Briefings so selten sind
Die meisten Briefings, die externe Standkräfte erhalten, bestehen aus drei Sätzen: "Ihr seid der Empfang, das Produkt ist X, der Ansprechpartner ist Y." Das reicht nicht. Was typischerweise fehlt:
- Was das Unternehmen macht - in zwei Sätzen, die auch ein Branchenfremder versteht
- Welche Kernbotschaft Besucher mitnehmen sollen
- Wie Qualifizierungsgespräche laufen sollen
- Was bei Fragen zu tun ist, die man nicht beantworten kann
- Wie Leads erfasst werden - und in welchem System
Eine Auswertung des European Exhibition Industry Alliance (EEIA, 2023) zeigt: Aussteller mit strukturiertem schriftlichem Briefing erzielen im Durchschnitt 34 Prozent mehr qualifizierte Kontakte pro Messetag als Aussteller ohne formales Briefing.
Die 7 Pflichtbausteine eines funktionierenden Briefings
Jedes Standpersonal-Briefing sollte diese Elemente enthalten - Lead-Erfassung nur, wenn sie Bestandteil des jeweiligen Projekts ist:
- 1. Unternehmensbeschreibung (2-3 Sätze): Was macht das Unternehmen? Für wen? Was ist der Hauptnutzen? Kein Unternehmensjargon - einfach und klar.
- 2. Produkte oder Dienstleistungen auf der Messe: Was wird präsentiert? Was darf gezeigt werden? Was bleibt intern?
- 3. Kernbotschaft: Ein Satz, den jeder am Stand auswendig kennen sollte. "Wir sind der einzige Anbieter in Deutschland, der X tut."
- 4. Zielgruppe: Wen wollen wir ansprechen? Welche Berufsbezeichnungen, Branchen, Unternehmenstypen? Wer ist ein qualifizierter Kontakt?
- 5. Gesprächsleitfaden: Wie beginnt ein Gespräch? Welche drei Fragen sollten gestellt werden? Wie wird qualifiziert und übergeben?
- 6. Lead-Erfassung (falls Bestandteil des Projekts): Welche Informationen werden erfasst? Welches System oder Tool? Was ist Pflicht, was optional?
- 7. Eskalation und Ansprechpersonen: Wer ist die fachliche Ansprechperson am Stand? Was tun bei Beschwerden? Was tun bei Fragen, die man nicht beantworten kann?
Briefing-Vorlage: Diese Struktur funktioniert
Du kannst diese Struktur direkt übernehmen und ausfüllen:
Unternehmen: [Name]
Messe: [Messe, Halle, Stand-Nummer]
Einsatzzeitraum: [Datum, Anmeldezeit, Schichtende]
Ansprechperson vor Ort: [Name, Mobilnummer]
Wir in zwei Sätzen: [Unternehmensbeschreibung ohne Jargon]
Was wir auf dieser Messe zeigen: [Produkt oder Dienstleistung + Kernvorteil]
Wen wir ansprechen wollen: [Zielgruppe: Branche, Position, Unternehmensgröße]
Wie ein Gespräch laufen soll:
1. Einstiegsfrage: [z.B. "Auf welcher Seite des Marktes sind Sie tätig?"]
2. Qualifizierungsfrage: [z.B. "Welche Lösung nutzen Sie aktuell?"]
3. Übergabe oder Lead-Erfassung
Lead-Erfassung (falls im Projekt vorgesehen): Tool [Name], Pflichtfelder [Name, Firma, Position, E-Mail]
Bei Fragen, die man nicht beantworten kann: "Ich leite Sie gerne direkt an unsere Fachkollegen weiter."
Dresscode: [Kleidungsvorgaben]
Laut einer Umfrage der Koelnmesse (2023) erinnern sich 68 Prozent der befragten Standkräfte nach einem Einsatztag nur noch an die Hälfte mündlich übermittelter Informationen. Schriftliche Briefings erhöhen die Informationsretention auf durchschnittlich 82 Prozent. Das schriftliche Briefing ist keine Formalität - es ist das Gedachtächtnis des Stands.
Die 5 häufigsten Briefing-Fehler
- Zu lang: Ein Briefing mit 10 Seiten liest kein Mensch vollständig. Maximal 2 Seiten - was wichtig ist, muss auf eine DIN-A4-Seite passen.
- Zu allgemein: "Seid nett zu Besuchern" ist kein Briefing. Konkrete Handlungsanweisungen, nicht Prinzipien.
- Kein Gesprächsleitfaden: Ohne Einstiegsfragen weiß das Personal nicht, wie es Gespräche eröffnen soll. Das führt zu passivem Stehen statt aktivem Ansprechen.
- Zu spät übergeben: Das Briefing sollte mindestens 24 Stunden vor dem ersten Einsatz ankommen - nicht am selben Morgen.
- Nur mündlich: Was mündlich erklärt wird, wird vergessen. Das Briefing muss schriftlich vorliegen.
Gutes Messepersonal ist keine Frage des Glücks - es ist eine Frage des Briefings. Wer Personal über ucm.jobs bucht, erhält Unterstützung beim Briefingprozess und arbeitet mit Kräften mit Messeerfahrung, die kein vollständiges Onboarding von null benötigen.
Quellen
- European Exhibition Industry Alliance (EEIA): Best Practices in Trade Fair Staff Management 2023
- Koelnmesse GmbH: Ausstellerbefragung Personalmanagement 2023
- AUMA: Leitfaden für Aussteller - Messevorbereitung 2024
- Messe München GmbH: Ausstellerhandbuch 2024 - Personalempfehlungen
